TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES
Datos del responsable del tratamiento:
Identidad: FYVAR 4 X 4 CB - NIF: E70677521
Dirección postal: C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España
Teléfonos: 654326794 / 654326800 - Correo electrónico: fyvar4x4@gmail.com
“En FYVAR 4 X 4 CB tratamos la información que nos facilita con el fin de prestarles el servicio solicitado y realizar su facturación. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivar del cumplimiento de la finalidad para la que los datos fueron recabados. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener información sobre si en FYVAR 4 X 4 CB estamos tratando sus datos personales, por lo que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento ante FYVAR 4 X 4 CB, C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España o en la dirección electrónica fyvar4x4@gmail.com, identificándose suficientemente en su solicitud por medios electrónicos o, en su defecto, mediante solicitud debidamente firmada. No obstante, si el responsable del tratamiento tuviese dudas razonables en relación con la identidad de la persona física que cursa la solicitud podrá solicitar que se facilite información adicional necesaria para confirmar su identidad. Asimismo, y especialmente si considera que no ha obtenido satisfacción plena en el ejercicio de sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la autoridad nacional de control dirigiéndose a estos efectos a la Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid.
Asimismo, solicitamos su autorización para ofrecerle productos y servicios relacionados con los contratados y fidelizarle como cliente.”
Contrato Gestoría encargada de las gestiones con los clientes:
1. Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a Asesoria Jose Fernandez Garcia SL, con dirección en Calle Astorga, 14, La Bañeza, 24750, León y NIF B24377970 como encargado del tratamiento para tratar por cuenta de FYVAR 4 X 4 CB, en calidad de responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio que en adelante se especifica.
El tratamiento consistirá en Asesoría fiscal y contable.
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la entidad FYVAR 4 X 4 CB como responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad Asesoria Jose Fernandez Garcia SL, los datos de identificación y bancarios de sus clientes.
3. Duración
El presente acuerdo tiene una duración de 4 años , siendo renovado automáticamente salvo decisión en contra por alguna de las partes.
Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe devolver al responsable, o trasmitir a otro encargado que designe el responsable, los datos personales tratados y suprimir cualquier copia que esté en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos por el tiempo mínimo necesario para atender posibles responsabilidades que pudieran derivarse de su relación con FYVAR 4 X 4 CB, destruyéndolos de forma segura y definitiva al finalizar dicho plazo.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
ü Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones facilitadas infringe el Reglamento General de Protección de Datos o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, el encargado informará inmediatamente al responsable.
ü Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
1 El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
2 Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
3 Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas que esté aplicando.
ü No comunicar ni difundir los datos a terceros, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento o en los supuestos legalmente admisibles. Si el encargado quiere subcontratar, total o parcialmente, los servicios objeto de este contrato, tiene que informar al responsable y solicitar su autorización previa.
ü Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el contrato.
ü Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que el encargado deberá informarles convenientemente.
ü Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
ü Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
ü Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación del tratamiento ante el encargado del tratamiento, este deberá comunicarlo por correo electrónico a la dirección que indique el responsable con la mayor prontitud. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolverla. Asistirá al responsable, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir y dar respuesta a los ejercicios de derechos.
ü Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida y a través de la dirección de correo electrónico que le indique el responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Asimismo, notificará cualquier fallo que haya sufrido en sus sistemas de tratamiento y gestión de la información y que pueda poner en peligro la seguridad de los datos personales tratados, su integridad o disponibilidad, así como cualquier posible vulneración de la confidencialidad como consecuencia de la puesta en conocimiento de terceros de los datos e informaciones accedidos durante la ejecución del contrato.
Se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) Datos de la persona de contacto para obtener más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
FYVAR 4 X 4 CB, a petición del responsable, comunicará en el menor tiempo posible esas violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá incluir los elementos que en cada caso señale el responsable, como mínimo:
a) La naturaleza de la violación de datos.
b) Datos del punto de contacto del responsable o del encargado donde se pueda obtener más información.
c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
ü Poner a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para permitir y contribuir a la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
ü Implantar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento de los datos personales.
ü Destino de los datos:
Suprimir, devolver al responsable o entregar, en su caso, a un nuevo encargado según determine FYVAR 4 X 4 CB, todos los datos de carácter personal una vez finalizada la prestación del servicio de tratamiento encargado.
No procede la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que obligue a su conservación, en cuyo caso deben devolverse al responsable que garantizará su conservación, debidamente bloqueados, mientras tal obligación persista.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia de los datos, debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de los servicios prestados al responsable del tratamiento.
5. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Entregar al encargado los datos necesarios para que pueda prestar el servicio.
b) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de protección de datos por parte del encargado del tratamiento.
c) Supervisar el tratamiento, incluida la posibilidad de solicitar información para verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente contrato.
TRATAMIENTO DE DATOS DE POTENCIALES CLIENTES
Datos del responsable del tratamiento:
Identidad: FYVAR 4 X 4 CB - NIF: E70677521
Dirección postal: C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España
Teléfonos: 654326794 / 654326800 - Correo electrónico: fyvar4x4@gmail.com
“En FYVAR 4 X 4 CB tratamos la información que nos facilita con el fin de prestarles el servicio solicitado o enviare la información requerida. Los datos proporcionados se conservarán mientras no nos solicite el cese de la actividad. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener información sobre si en FYVAR 4 X 4 CB estamos tratando sus datos personales, por lo que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento ante FYVAR 4 X 4 CB, C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España o en la dirección electrónica fyvar4x4@gmail.com, identificándose suficientemente en su solicitud por medios electrónicos o, en su defecto, mediante solicitud debidamente firmada. No obstante, si el responsable del tratamiento tuviese dudas razonables en relación con la identidad de la persona física que cursa la solicitud podrá solicitar que se facilite información adicional necesaria para confirmar su identidad. Asimismo, y especialmente si considera que no ha obtenido satisfacción plena en el ejercicio de sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la autoridad nacional de control dirigiéndose a estos efectos a la Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid.
Asimismo, solicitamos su autorización para enviarle publicidad relacionada con nuestros productos y servicios por cualquier medio (postal, email o teléfono) e invitarle a eventos organizados por la empresa.”
TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES
Datos del responsable del tratamiento:
Identidad: FYVAR 4 X 4 CB - NIF: E70677521
Dirección postal: C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España
Teléfonos: 654326794 / 654326800 - Correo electrónico: fyvar4x4@gmail.com
“En FYVAR 4 X 4 CB tratamos la información que nos facilita con el fin de realizar pedidos y gestionar la facturación de los productos y servicios contratados. Los datos proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación comercial o durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivar del cumplimiento de la finalidad para la que los datos fueron recabados. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. Usted tiene derecho a obtener información sobre si en FYVAR 4 X 4 CB estamos tratando sus datos personales, por lo que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento ante FYVAR 4 X 4 CB, C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España o en la dirección electrónica fyvar4x4@gmail.com, identificándose suficientemente en su solicitud por medios electrónicos o, en su defecto, mediante solicitud debidamente firmada. No obstante, si el responsable del tratamiento tuviese dudas razonables en relación con la identidad de la persona física que cursa la solicitud podrá solicitar que se facilite información adicional necesaria para confirmar su identidad. Asimismo, y especialmente si considera que no ha obtenido satisfacción plena en el ejercicio de sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la autoridad nacional de control dirigiéndose a estos efectos a la Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid.”
EMPRESAS DE SERVICIOS
A) Cláusulas para prestadores de servicio con acceso a los sistemas de información.
1. Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a PRESTASHOP SA, como encargado del tratamiento, para tratar por cuenta de FYVAR 4 X 4 CB, en calidad de responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio que en adelante se especifican.
El tratamiento consistirá en Suscripción al programa para creación, mantenimiento y hosting de la página web..
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la entidad FYVAR 4 X 4 CB como responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad PRESTASHOP SA la información disponible en los equipos informáticos que dan soporte a los tratamientos de datos realizados por el responsable.
3. Duración
El presente acuerdo tiene una duración de 1 mes , siendo renovado automáticamente salvo decisión en contra por alguna de las partes.
Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe devolver al responsable los datos personales tratados y suprimir cualquier copia que mantenga en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos por el tiempo mínimo necesario para atender posibles responsabilidades que pudieran derivarse de su relación con FYVAR 4 X 4 CB, destruyéndose de forma segura y definitiva al finalizar dicho plazo.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
ü Utilizar los datos personales a los que tenga acceso como consecuencia de la prestación del servicio sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
ü Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones documentadas del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones facilitadas infringe el Reglamento General de Protección de Datos o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, el encargado informará inmediatamente al responsable.
ü No comunicar ni difundir los datos a terceros, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento o en los supuestos legalmente admisibles. Si el encargado quiere subcontratar, total o parcialmente, los servicios objeto de este contrato, tiene que informar al responsable y solicitar su autorización previa.
ü Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el contrato.
ü Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que el encargado deberá informarles convenientemente.
ü Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
ü Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
ü Notificación de violaciones de la seguridad de los datos:
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida y a través de la dirección de correo electrónico que le indique el responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. Asimismo, notificará cualquier fallo que haya sufrido en sus sistemas de tratamiento y gestión de la información y que pueda poner en peligro la seguridad de los datos personales tratados, su integridad o disponibilidad, así como cualquier posible vulneración de la confidencialidad como consecuencia de la puesta en conocimiento de terceros de los datos e informaciones accedidos durante la ejecución del contrato.
Se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) Datos de la persona de contacto para obtener más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
ü Poner disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para permitir y contribuir a la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
ü Auxiliar al responsable de tratamiento a implantar las medidas de seguridad necesarias para:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
ü Destino de los datos:
El encargado del tratamiento no conservará datos de carácter personal relativos a los tratamientos realizados salvo que sea estrictamente necesario para la prestación del servicio objeto del contrato y solo por el tiempo mínimo imprescindible.
Una vez finalizada la prestación del servicio objeto de contrato, el encargado del tratamiento suprimirá, devolverá al responsable o entregará, en su caso, a un nuevo encargado, según determine FYVAR 4 X 4 CB, todos los datos de carácter personal.
No procede la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que obligue a su conservación, en cuyo caso deben devolverse al responsable que garantizará su conservación, debidamente bloqueados, mientras tal obligación persista.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia de los datos, debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de los servicios prestados al responsable del tratamiento.
5. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Facilitar al encargado el acceso a los equipos a fin de que pueda prestar el servicio contratado.
b) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento de las disposiciones vigentes en material de protección de datos por parte del encargado del tratamiento.
c) Supervisar el tratamiento, incluida la posibilidad de solicitar información para verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente contrato.
B) Cláusulas de confidencialidad para prestadores de servicio con acceso accidental a los datos.
1. Deber de confidencialidad
La prestación de servicio objeto de este contrato no incluye el tratamiento de datos de carácter personal.
No obstante, en el caso de que el personal de PRESTASHOP SA, de forma accidental o accesoria, fuera conocedor de información de datos de carácter personal relativa a las actividades de tratamiento de FYVAR 4 X 4 CB, vendrán obligados a observar estrictamente el deber de secreto y confidencialidad, tanto durante el transcurso de la relación contractual como una vez extinguida esta,
a) siguiendo en todo momento las indicaciones del personal de FYVAR 4 X 4 CB
b) no pudiendo utilizar la información a la que hubieran podido tener acceso para ninguna finalidad distinta a la derivada de la prestación de servicio y
c) no pudiendo divulgar, dar a conocer ni utilizar en beneficio propio o de terceros la información que hubieran podido conocer durante la prestación del servicio objeto de este contrato.
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
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a) Responsable del tratamiento |
Identidad: FYVAR 4 X 4 CB - NIF: E70677521 Dirección postal: C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España Correo electrónico: fyvar4x4@gmail.com Teléfonos: 654326794 / 654326800 |
|
b) Finalidad del tratamiento |
Gestión de la relación con los clientes |
|
c) Categorías de interesados |
Clientes: Personas con las que se mantiene una relación comercial como clientes |
|
d) Categorías de datos |
Los necesarios para el mantenimiento de la relación comercial. Facturar, enviar publicidad postal o por correo electrónico, servicio postventa y fidelización De identificación: nombre y apellidos, NIF, dirección postal, teléfonos, e-mail Características personales: estado civil, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad Datos bancarios: para la domiciliación de pagos |
|
e) Categorías de destinatarios |
Empresa de transporte y proveedores |
|
f) Transferencias internacionales |
No está previsto realizar transferencias internacionales |
|
g) Plazo de supresión |
Los previstos por la legislación fiscal respecto a la prescripción de responsabilidades |
|
h) Medidas de seguridad |
Las reflejadas en el ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD |
Tratamiento: Potenciales Clientes
|
a) Responsable del tratamiento |
Identidad: FYVAR 4 X 4 CB - NIF: E70677521 Dirección postal: C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España Correo electrónico: fyvar4x4@gmail.com Teléfonos: 654326794 / 654326800 |
|
b) Finalidad del tratamiento |
Gestión de la relación con los potenciales clientes |
|
c) Categorías de interesados |
Potenciales clientes: Personas con las que se busca mantener una relación comercial como clientes |
|
d) Categorías de datos |
Los necesarios para la promoción comercial de la empresa De identificación: nombre y apellidos y dirección postal, teléfonos, e-mail Características personales: estado civil, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad |
|
e) Categorías de destinatarios |
No se contempla |
|
f) Transferencias internacionales |
No está previsto realizar transferencias internacionales |
|
g) Plazo de supresión |
Un año desde el primer contacto |
|
h) Medidas de seguridad |
Las reflejadas en el ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD |
Tratamiento: Proveedores
|
a) Responsable del tratamiento |
Identidad: FYVAR 4 X 4 CB - NIF: E70677521 Dirección postal: C/ Los Pedregales, Nº 14, Felechares de la Valdería, 24760 (León), España Correo electrónico: fyvar4x4@gmail.com Teléfonos: 654326794 / 654326800 |
|
b) Finalidad del tratamiento |
Gestión de la relación con los proveedores |
|
c) Categorías de interesados |
Proveedores: Personas con las que se mantiene una relación comercial como proveedores de productos y/o servicios |
|
d) Categorías de datos |
Los necesarios para el mantenimiento de la relación laboral De identificación: nombre, NIF, dirección postal, teléfonos, e-mail Datos bancarios: para la domiciliación de pagos |
|
e) Categorías de destinatarios |
Agencia Estatal de Administración Tributaria Bancos y entidades financieras |
|
f) Transferencias internacionales |
No está previsto realizar transferencias internacionales |
|
g) Plazo de supresión |
Los previstos por la legislación fiscal respecto a la prescripción de responsabilidades |
|
h) Medidas de seguridad |
Las reflejadas en el ANEXO MEDIDAS DE SEGURIDAD |
ANEXO
INFORMACIÓN DE INTERÉS GENERAL
Este documento ha sido diseñado para tratamientos de datos personales de bajo riesgo de donde se deduce que el mismo no podrá ser utilizado para tratamientos de datos personales que incluyan datos personales relativos al origen étnico o racial, ideología política religiosa o filosófica, filiación sindical, datos genéticos y biométricos, datos de salud, y datos de orientación sexual de las personas así como cualquier otro tratamiento de datos que entrañe alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
El artículo 5.1.f del Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, RGPD) determina la necesidad de establecer garantías de seguridad adecuadas contra el tratamiento no autorizado o ilícito, contra la pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño accidental. Esto implica el establecimiento de medidas técnicas y organizativas encaminadas a asegurar la integridad y confidencialidad de los datos personales y la posibilidad de demostrar, tal y como establece el artículo 5.2, que estas medidas se han llevado a la práctica (responsabilidad proactiva).
Además, deberá establecer mecanismos visibles, accesibles y sencillos para el ejercicio de derechos y tener definidos procedimientos internos para garantizar la atención efectiva de las solicitudes recibidas.
ATENCIÓN DEL EJERCICIO DE DERECHOS
El responsable del tratamiento informará a todos los trabajadores acerca del procedimiento para atender los derechos de los interesados, definiendo de forma clara los mecanismos por los que pueden ejercerse los derechos (medios electrónicos, referencia al Delegado de Protección de Datos si lo hubiera, dirección postal, etc.) y teniendo en cuenta lo siguiente:
o Previa presentación de su documento nacional de identidad o pasaporte, los titulares de los datos personales (interesados) podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación del tratamiento. El ejercicio de los derechos es gratuito.
o El responsable del tratamiento deberá dar respuesta a los interesados sin dilación indebida y de forma concisa, transparente, inteligible, con un lenguaje claro y sencillo y conservar la prueba del cumplimiento del deber de responder a las solicitudes de ejercicio de derechos formuladas.
o Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilitará por estos medios cuando sea posible, salvo que el interesado solicite que sea de otro modo.
o Las solicitudes deben responderse en el plazo de 1 mes desde su recepción, pudiendo prorrogarse en otros dos meses teniendo en cuenta la complejidad o el número de solicitudes, pero en ese caso debe informarse al interesado de la prórroga en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, indicando los motivos de la dilación.
DERECHO DE ACCESO: En el derecho de acceso se facilitará a los interesados copia de los datos personales de los que se disponga junto con la finalidad para la que han sido recogidos, la identidad de los destinatarios de los datos, los plazos de conservación previstos o el criterio utilizado para determinarlo, la existencia del derecho a solicitar la rectificación o supresión de datos personales así como la limitación o la oposición a su tratamiento, el derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos y si los datos no han sido obtenidos del interesado, cualquier información disponibles sobre su origen. El derecho a obtener copia de los datos no puede afectar negativamente a los derechos y libertades de otros interesados.
- Formulario para el ejercicio del derecho de acceso.
DERECHO DE RECTIFICACIÓN: En el derecho de rectificación se procederá a modificar los datos de los interesados que fueran inexactos o incompletos atendiendo a los fines del tratamiento. El interesado deberá indicar en la solicitud a qué datos se refiere y la corrección que haya de realizarse, aportando, cuando sea preciso, la documentación justificativa de la inexactitud o carácter incompleto de los datos objeto de tratamiento. Si los datos han sido comunicados por el responsable a otros responsables, deberá notificarles la rectificación de estos salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado, facilitando al interesado información acerca de dichos destinatarios, si así lo solicita.
- Formulario para el ejercicio del derecho de rectificación
DERECHO DE SUPRESIÓN: En el derecho de supresión se eliminarán los datos de los interesados cuando estos manifiesten su negativa al tratamiento y no exista una base legal que lo impida, no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos, retiren el consentimiento prestado y no haya otra base legal que legitime el tratamiento o éste sea ilícito. Si la supresión deriva del ejercicio del derecho de oposición del interesado al tratamiento de sus datos con fines de mercadotecnia, pueden conservarse los datos identificativos del interesado con el fin de impedir futuros tratamientos. Si los datos han sido comunicados por el responsable a otros responsables, deberá notificarles la supresión de estos salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado, facilitando al interesado información acerca de dichos destinatarios, si así lo solicita.
- Formulario para el ejercicio del derecho de supresión.
DERECHO DE OPOSICIÓN: En el derecho de oposición, cuando los interesados manifiesten su negativa al tratamiento de sus datos personales ante el responsable, este dejará de procesarlos siempre que no exista una obligación legal que lo impida. Cuando el tratamiento esté basado en una misión de interés público o en el interés legítimo del responsable, ante una solicitud de ejercicio del derecho de oposición, el responsable dejará de tratar los datos salvo que se acrediten motivos imperiosos que prevalezcan sobre los intereses, derechos y libertades del interesado o sean necesarios para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. Si el interesado se opone al tratamiento con fines de mercadotecnia directa, los datos personales dejarán de ser tratados para estos fines.
- Formulario para el ejercicio del derecho de oposición.
DERECHO DE PORTABILIDAD: En el derecho de portabilidad, si el tratamiento se efectúa por medios automatizados y se basa en el consentimiento o se realiza en el marco de un contrato, los interesados pueden solicitar recibir copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Asimismo, tienen derecho a solicitar que sean transmitidos directamente a un nuevo responsable, cuya identidad deberá ser comunicada, cuando sea técnicamente posible.
- Formulario para el ejercicio de la portabilidad de los datos.
DERECHO DE LIMITACIÓN AL TRATAMIENTO: En el derecho de limitación del tratamiento, los interesados pueden solicitar la suspensión del tratamiento de sus datos para impugnar su exactitud mientras el responsable realiza las verificaciones necesarias o en el caso de que el tratamiento se realice en base al interés legítimo del responsable o en cumplimiento de una misión de interés público, mientras se verifica si estos motivos prevalecen sobre los intereses, derechos y libertades del interesado. El interesado también puede solicitar la conservación de los datos si considera que el tratamiento es ilícito y, en lugar de la supresión, solicita la limitación del tratamiento, o si aun no necesitándolos ya el responsable para los fines para los que fueron recabados, el interesado los necesita para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. La circunstancia de que el tratamiento de los datos del interesado esté limitado deberá constar claramente en los sistemas del responsable. Si los datos han sido comunicados por el responsable a otros responsables, deberá notificarles la limitación del tratamiento de estos salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado, facilitando al interesado información acerca de dichos destinatarios, si así lo solicita.
· Formulario para el ejercicio de la limitación del tratamiento.
Si no se da curso a la solicitud del interesado, el responsable del tratamiento le informará, sin dilación y a más tardar transcurrido un mes desde la recepción de esta, de las razones de su no actuación y de la posibilidad de presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos y de ejercitar acciones judiciales.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
A tenor del tipo de tratamiento que ha puesto de manifiesto cuando ha cumplimentado este formulario, las medidas de seguridad mínimas que debería tener en cuenta son las siguientes:
MEDIDAS ORGANIZATIVAS
INFORMACIÓN QUE DEBERÁ SER CONOCIDA POR TODO EL PERSONAL CON ACCESO A DATOS PERSONALES
Todo el personal con acceso a los datos personales deberá tener conocimiento de sus obligaciones con relación a los tratamientos de datos personales y serán informados acerca de dichas obligaciones. La información mínima que será conocida por todo el personal será la siguiente:
- DEBER DE CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO
o Se deberá evitar el acceso de personas no autorizadas a los datos personales. A tal fin se evitará dejar los datos personales expuestos a terceros (pantallas electrónicas desatendidas, documentos en papel en zonas de acceso público, soportes con datos personales, etc.). Esta consideración incluye las pantallas que se utilicen para la visualización de imágenes del sistema de videovigilancia. Cuando se ausente del puesto de trabajo, se procederá al bloqueo de la pantalla o al cierre de la sesión.
o Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro (armarios o estancias de acceso restringido) durante las 24 horas del día.
o No se desecharán documentos o soportes electrónicos (cd, pen drives, discos duros, etc.) con datos personales sin garantizar su destrucción efectiva
o No se comunicarán datos personales o cualquier otra información de carácter personal a terceros, prestando especial atención a no divulgar datos personales protegidos durante las consultas telefónicas, correos electrónicos, etc.
o El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finalice la relación laboral del trabajador con la empresa.
- VIOLACIONES DE SEGURIDAD DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
o Cuando se produzcan violaciones de seguridad de datos de carácter personal como, por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales se notificará a la Agencia Española de Protección de Datos en término de 72 horas acerca de dichas violaciones de seguridad, incluyendo toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar al acceso indebido a los datos personales. La notificación se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/.
MEDIDAS TÉCNICAS
IDENTIFICACIÓN
o Cuando el mismo ordenador o dispositivo se utilice para el tratamiento de datos personales y fines de uso personal se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades. Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordenador.
o Se recomienda disponer de perfiles con derechos de administración para la instalación y configuración del sistema y usuarios sin privilegios o derechos de administración para el acceso a los datos personales. Esta medida evitará que en caso de ataque de ciberseguridad puedan obtenerse privilegios de acceso o modificar el sistema operativo.
o Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas electrónicos. La contraseña tendrá al menos 8 caracteres, mezcla de números y letras.
o Cuando a los datos personales accedan distintas personas, para cada persona con acceso a los datos personales, se dispondrá de un usuario y contraseña específicos (identificación inequívoca).
o Se debe garantizar la confidencialidad de las contraseñas, evitando que queden expuestas a terceros. Para la gestión de las contraseñas puede consultar la guía de privacidad y seguridad en internet de la Agencia Española de Protección de Datos y el Instituto Nacional de Ciberseguridad. En ningún caso se compartirán las contraseñas ni se dejarán anotadas en lugar común y el acceso de personas distintas del usuario.
DEBER DE SALVAGUARDA
A continuación, se exponen las medidas técnicas mínimas para garantizar la salvaguarda de los datos personales:
o ACTUALIZACIÓN DE ORDENADORES Y DISPOSITIVOS: Los dispositivos y ordenadores utilizados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados en la media posible.
o MALWARE: En los ordenadores y dispositivos donde se realice el tratamiento automatizado de los datos personales se dispondrá de un sistema de antivirus que garantice en la medida posible el robo y destrucción de la información y datos personales. El sistema de antivirus deberá ser actualizado de forma periódica.
o CORTAFUEGOS O FIREWALL: Para evitar accesos remotos indebidos a los datos personales se velará por garantizar la existencia de un firewall activado y correctamente configurado en aquellos ordenadores y dispositivos en los que se realice el almacenamiento y/o tratamiento de datos personales.
o CIFRADO DE DATOS: Cuando se precise realizar la extracción de datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, ya sea por medios físicos o por medios electrónicos, se deberá valorar la posibilidad de utilizar un método de encriptación para garantizar la confidencialidad de los datos personales en caso de acceso indebido a la información.
o COPIA DE SEGURIDAD: Periódicamente se realizará una copia de seguridad en un segundo soporte distinto del que se utiliza para el trabajo diario. La copia se almacenará en lugar seguro, distinto de aquél en que esté ubicado el ordenador con los ficheros originales, con el fin de permitir la recuperación de los datos personales en caso de pérdida de la información.
Las medidas de seguridad serán revisadas de forma periódica, la revisión podrá realizarse por mecanismos automáticos (software o programas informáticos) o de forma manual. Considere que cualquier incidente de seguridad informática que le haya ocurrido a cualquier conocido le puede ocurrir a usted, y prevéngase contra el mismo.